Lorsqu’on parle d’archivage, il n’est pas rare de confondre force probante et valeur probante. Il est évident que ces mots se réfèrent tous deux à la valeur juridique d’un document mais il existe une différence significative entre les deux. Cette différence est importante pour comprendre le traitement qui peut être appliqué aux documents papiers, une fois ceux-ci numérisés, et le risque inhérent pris par l’organisme.
Trois notions juridiques fondamentales
Trois notions sont importants dans ce cas-ci.
1. Recevabilité
La recevabilité d’une preuve relève de son caractère admissible ou non comme preuve devant un tribunal. Certaines preuves sont irrecevables car ils ne sont pas signés et que la loi l’impose, ou parce qu’ils ont été obtenus via des moyens frauduleux ou douteux (pensons à l’affaire KB-Lux – Le Soir).
Une preuve peut être admise mais écartée ensuite car elle n’a pas de valeur probante.
2. Valeur probante
La valeur probante d’une preuve est son caractère convainquant aux yeux du juge. Il reviendra donc aux parties de convaincre le juge que la preuve est probante ou ne l’est pas.
Par conséquent, personne ne peut garantir totalement à l’avance la valeur probante d’une preuve.
3. Force probante
La force probante désigne la valeur que la loi apporte à une preuve et qui s’impose au juge. La preuve est donc considérée comme admissible et probante jusqu’à preuve du contraire.
Force ou valeur – quelle différence en matière de scanning ?
En matière de scanning des documents au sein de la sécurité sociale, la force probante repose sur l’arrêté royal du 22 mars 1993 relatif à la force probante des informations enregistrées, conservées ou reproduites par des institutions de sécurité sociale. Cet arrête précise les conditions à respecter pour obtenir la certification de son système par la BCSS. Une fois la certification accordée, les documents scannés ont la même valeur juridique que l’original.
Attention toutefois à bien saisir la portée de cet arrêté. Il implique que
- le juge ne peut pas
- refuser la preuve en raison de son caractère numérique
- estimer que la copie numérique a moins de valeur probante que l’original
- le juge peut
- estimer que le document n’a pas de valeur probante ou une valeur très faible (à l’instar de ce qu’il aurait pu faire pour le document papier).
Cet arrêté fixe des conditions volontairement limitées afin de ne pas devoir être modifié en fonction des évolutions technologiques :
- la technologie utilisée garantit une reproduction fidèle, durable et complète des informations ;
- les informations sont enregistrées systématiquement et sans lacunes;
- les informations traitées sont conservées avec soin, classées systématiquement et protégées contre toute altération;
- les données suivantes sont conservées quant au traitement des informations :
- l’identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui a exécuté celui-ci ;
- la nature et l’objet des informations auxquelles le traitement se rapporte ;
- la date et le lieu de l’opération ;
- les perturbations éventuelles qui sont constatées lors du traitement.
Pour ce faire, on se basera assez logiquement sur l’état de l’art.
Notons toutefois que la force probante est une spécialité belge et uniquement accessible aux institutions concernées par l’arrête. Dans les autres pays et le secteur privé, on ne pourra donc faire que du scanning à valeur probante.
La valeur probante d’un document ne repose pas elle sur une loi ou un arrêté royal. Généralement, elle repose sur un “état de l’art”, qui repose lui-même essentiellement sur les normes ISO 15489, NF-Z42.013, Moreq et ICA-Req, ainsi que sur les bonnes pratiques moins formalisées dans des référentiels.
Finalement, force ou valeur ?
Cette question dépend de :
- de la valeur des documents : si les documents n’ont pas réellement de valeur, ne sont pas des documents engageants pour l’institution, il n’est pas utile de se poser la question ;
- de la volonté ou non de l’institution de supprimer les documents papiers : si la conservation des documents papiers n’est pas un problème, ça signifie que les originaux seront toujours disponibles et qu’ils pourront servir en cas de litige ;
- de la possibilité ou non pour l’institution d’obtenir la force probante (cf. les institutions visées dans l’arrêté royal).
La réponse à cette question dépend, elle, surtout du contexte juridique et du risque que l’on est prêt à prendre :
- est-il obligatoire de pouvoir produire les originaux en justice ? Dans ce cas, la valeur probante n’est pas suffisante puisqu’il s’agit d’une copie et non d’un original, or, dans certains cas, la loi requiert des originaux. Il faut dans ce cas obtenir la force probante si l’on souhaite détruire ces documents.
- quelle sécurité juridique souhaite-t-on ? Dans le cas d’un scanning à valeur probante, il subsiste le risque que le juge rejette la copie en estimant qu’il ne s’agit pas d’une copie fidèle et durable de l’original. Toutefois ce risque peut être minimiser. Il dépendra des procédures mises en place et des fonctionnalités du système d’archivage.
Force ou valeur ? Si la production d’originaux n’est pas une obligation, nous pencherions pour un scanning à valeur probante. Cela nécessite de documenter précisément les procédures mises en places et le système d’archivage afin de pouvoir prouver au juge sur cette base que la copie est bien une copie fidèle et durable. Si le caractère systématique de la capture est une obligation pour obtenir la force probante, il ne doit pas être minimisé dans le cas de la valeur probante (ce qui permettra de dire qu’un document n’a pas été réceptionné puisque non capturé).
La différence n’est toutefois pas énorme puisque pour remplir les conditions fixées pour l’obtention de la force probante, on se basera essentiellement sur l’état de l’art, mais avec plus de contraintes.
Comment faut-il procéder pour obtenir une certification “force probante” de notre archivage électronique ?
L’objectif est de garantir la même valeur légale à notre document électronique que celle du papier original.
Cordialement,
Patrick Van Elewyck.
Pour tout appel : 0476/31.54.79